De taakomschrijvingen binnen Gymgroep Herent VZW. 

I. Raad van bestuur

- Bepaalt het algemeen beleid van de vereniging.
-
Roept de Algemene vergadering bijeen.
-
Legt de jaarrekeningen en de begroting voor aan de Algemene Vergadering.
-
Keurt het huishoudelijk reglement goed.
-
Neemt kennis van de besluiten en activiteiten van de verschillende commissies.

 II. Het dagelijks bestuur

- Voert de genomen beslissingen uit .
-
Adviseert en begeleidt de medewerkers en deelt de genomen beslissingen mee aan de raad van bestuur.                        

      Specifieke taakomschrijvingen: 

1. Voorzitter

-
Zit alle vergaderingen voor.
-
Vertegenwoordigt de vereniging bij de federatie en de gemeentelijke overheid.
-
Stimuleert de werking van de oefenkernen en de samenwerking met de verschillende zusterverenigingen.

2. Secretaris

- Verzorgt de interne en externe administratie van de club en alle administratieve aangelegenheden.
-
Verzorgt ook de wettelijke publicaties.
 
3
.Kassier

- Beheert de gelden, doet alle betalingen en stelt de budgetten op, al dan niet met hulp van een derde door de raad van bestuur aangesteld

4. Coördinator:

- Ondersteunt en begeleidt alle mogelijk initiatieven die er toe bij dragen de clubwerking in al haar facetten te verbeteren en te promoten.
-
Coördineert en stemt de werking van de verschillende zusterverenigingen op elkaar af.
-
Moedigt gezamenlijke initiatieven aan en geeft steun aan de activiteiten van de zusterverenigingen.
-
Waakt erover dat alles verloopt zoals bepaald  in het beleidsplan opgesteld door de raad van bestuur.
- Z
orgt ervoor dat de leden in de beste omstandigheden kunnen sporten.
-
Zorgt voor gediplomeerde lesgevers.
-
Zorgt ervoor dat de aanwezige turnmaterialen up-to-date zijn.
-
Regelt de aankopen na overleg met de raad van bestuur.
-
Legt voorstellen van de lesgevers voor aan  de raad van bestuur.
-
Controleert of administratief alles in orde is met de federatie qua aansluitingen, licenties, organisatie van en deelname aan activiteiten georganiseerd door de federatie.
-
Brengt de technische verantwoordelijken in een regelmatige vergadering samen.
-
Verzorgt alle subsidieaanvragen.
-
Regelt de clubvertegenwoordiging in de plaatselijke sportraad.
-
Zorgt ervoor dat de lesgevers positief inspelen op de initiatieven genomen door de sportraad.
-
Moedigt de lesgevers aan tot vorming en bijscholing.

5. Jeugdsportcoördinator (JSC) staat in voor:  

-
Het uitwerken van een visie over de begeleiding van de jongeren .
-
Het verhogen van de kwalificaties van de jeugdtrainers door opleidingsstrategie op te stellen en het bijhouden van de bijscholingsattesten.
-
Het bijsturen en evalueren van de jeugdtrainers.
- Het opvangen van nieuwe trainers
- Het te woord staan van ouders en gymnasten in verband met sporttechnische punten.
- Het stimuleren van het overleg tussen jeugdleden,trainers en bestuur.
- Het opvolgen van de doorstroming van de recreatieve groepen naar de competitieve
groepen.
- Het jaarlijks organiseren van talentenjacht binnen de verschillende groepen van de vereniging.
- Het opzetten van brevettensysteem voor recreanten.
- Het verzorgen van de elektronische nieuwsbrieven naar de leden en de ouders toe.
- Het rapporteren aan de raad van bestuur via de voorzitter van de technische commissies.
- Het opstellen van een jaarplan: bepalen van de turn-technische,organisatorische en sportieve doelen.
- Het waken over de uniformiteit in de methodiek.
- Het opvolgen van de nieuwste ontwikkelingen op vlak van begeleiding en de hieraan gekoppelde opleidingen.
- Het opvolgen en implementeren van de aanbevelingen van het Ik-Gymproject en de betoelaging via de sportraad.
- Het helpen bij de organisatie van de sportkampen.

6. Toegankelijkheidscoördinator

De toegankelijkheidscoördinator is de vertrouwenspersoon binnen de vereniging voor alle leden en in het bijzonder voor (nieuwe) leden uit kansarme groepen. Hij/zij is de contactpersoon naar de gemeente toe en legt linken met alle betrokkenen leden, trainers, bestuur) om eventuele problemen op te lossen.

In het bijzonder voor financieel kansarmen zoekt hij/zij naar een oplossing op maat bij moeilijkheden om het lidgeld e.d. te betalen.

De toegankelijkheidscoördinator neemt deel aan het jaarlijkse infomoment georganiseerd door de gemeente Herent en het Sociaal Huis en brengt hierover verslag uit binnen de club.

III.Technische Vergadering

- Alle lesgevers en gediplomeerde juryleden nemen aan deze vergaderingen deel.
- Deze vergaderingen vinden minstens 2 maal per jaar plaats. 
- S
taat borg voor een kwalitatief hoogstand trainingsgebeuren.
- V
erdeelt de leden in gelijkmatige trainingsgroepen.
-
Bespreekt de organisatie van de lessen en stuurt bij waar nodig.
- M
aakt programma’s op voor de verschillende trainingsgroepen.
- S
timuleert het volgen van opleidingen en bijscholingen door de trainers.
- W
erkt de extra activiteiten uit als sinterklaasfeest, turnshow, brevettendag, kleuter-happening.
-
Stelt de strategie op voor het selecteren van leden uit eigen vereniging en stelt de overgangscriteria op en voert regelmatig testen uit.
- Z
orgt voor afvaardiging bij en meewerking aan gemeentelijke initiatieven.

Taakomschrijving lesgevers

Alle trainers maken deel uit van een trainersteam. 
Per afdeling wordt er een verantwoordelijke trainer aangesteld.
Het volgende wordt van onze trainers verwacht:

In het algemeen:

-Verzorgde en gemotiveerde lessen
-
Verantwoordelijkheidszin en engagement
-
Klantvriendelijk werken
-
Zin voor samenwerking
- Deelname aan de activiteiten die Gymgroep Herent vzw en Gymgroep A.S. vzw inrichten.
-
Deelname aan de vergaderingen om up-to-date te blijven.
-
Loyaal zijn tegenover de vereniging.
-
Bereid zijn om bij te scholen.
-
Onkostennota’s tijdig binnenbrengen. 

In het bijzonder:

- Wie de taak van lesgever/trainer van een afdeling op zich neemt, verbindt er zich toe deze groep wekelijks te leiden en dit voor een volledig sportjaar (september tot eind juni). Bij eventuele overmacht verwittigt hij/zij de JSC. Die zorgt voor vervanging.
-
De lesgever is steeds tijdig ter plaatse om:

- Contact te houden met de ouders, die hun kinderen brengen.
- D
e materialen tijdig te kunnen opstellen.
- O
nderling met mede-lesgevers de dagplanning door te nemen.

- De lesgever begint stipt met de training. Hij/zij zorgt voor orde en discipline zodat in optimale omstandigheden getraind kan worden. Alle voorzorgen worden genomen ter voorkoming van ongevallen.
-
De lesgever vult de aanwezigheidslijsten in.
-
Alle aanwezige lesgevers nemen van in het begin actief deel aan de opwarming en de fysische vorming
-
De verantwoordelijke lesgever ontvangt de lidgelden en verzamelt de volledige gegevens van de leden. Hij/zij deelt ook de lidkaarten uit en controleert of alle gymnasten er een ontvangen hebben. Eventuele tekorten van gelijk welke aard worden gemeld aan het bestuur. Ook nieuwe leden die in de loop van het jaar aansluiten worden zo vlug mogelijk doorgegeven aan het secretariaat.
-
De lesgever informeert de ouders tijdig via een korte nieuwsbrief wanneer er geen les is of wanneer er een speciale activiteit plaats vindt. Hij/zij geeft dit ook door aan het secretariaat zodat deze informatie tijdig op de website gezet kan worden.
Nieuwsbrieven worden steeds met zorg opgemaakt volgens de huisstijl van de Gymgroep. Dit betekent dat op elke briefje minimaal het logo van de club prijkt en dat de tekst foutloos is.
-
De lesgever meldt onmiddellijk negatieve punten betreffende de zaal en de veiligheid van materialen en doet voorstellen naar het bestuur toe.
-
De lesgever zorgt voor een jaarplan (technisch programma met doeloefeningen of opvolging van technische programma’s aangeboden via de federatie) en dit in overleg met de lesgevers van de andere afdelingen.
-
De lesgever speelt in op het turnaanbod van de federatie zowel qua bijscholing, jurycursussen enz. als voor wat betreft het volgen van de technische programma’s. Het bestuur schaft op aanvraag deze programma’s aan.
-
De lesgever wordt als bestuurslid ook verwacht op de bestuursvergaderingen die in regel om de twee maanden plaats vinden. Hun bevindingen en adviezen kunnen zeer nuttig zijn voor de verdere uitbouw van de vereniging.
-
De lesgever zorgt dat er steeds een ongevalaangifte formulier in de les aanwezig is. Bij kwetsuren en ongelukjes waarschuwt de lesgever zo vlug mogelijk de ouders. Ondertussen wordt al het nodige gedaan om de betrokkene de eerste hulp te verlenen en worden, indien nodig, de hulpdiensten opgeroepen. Hij/zij overhandigt ook de ongevalaangifte formulieren aan de ouders of de hulpdiensten of wijst erop dat deze formulieren gedownload kunnen worden van de website van de federatie www.gymfed.be.
Er wordt ook gemeld dat deze ingevulde formulieren binnen redelijke termijn aan het secretariaat bezorgd moeten worden. De secretaris stuurt deze formulieren op naar de federatie na controle of alles juist is ingevuld.
-
 De lesgever zorgt dat de training tijdig wordt beëindigd, zodat volgende groepen geen hinder ondervinden. Als het gaat om de laatste training in de zaal, zorgt hij/zij ervoor dat de lichten uit zijn, dat de verwarming wordt afgezet en dat alle materialen op de juiste plaats weggeplaatst werden.
-
In samenspraak met het bestuur en de collega-lesgevers begeleiden ze hun groep op speciale evenementen zoals shows, wedstrijden enz….
-
Van de lesgevers wordt ook verwacht dat ze deel nemen aan het klaarzetten en opruimen van de zaal voor de shows en andere speciale activiteiten.
-
De lesgever ziet erop toe dat er hoegenaamd niet wordt gerookt binnen de sportaccommodatie.
-
De lesgever waakt over een gezond sportief klimaat in de les, waarin niemand gepest wordt en waar er een gezonde interactie is onder de leden en met de lesgevers.

Voor een goed verloop van de lessen, wordt niet alleen van de lesgevers verwacht dat zij hun opdracht conform de taakomschrijving uitvoeren. Ook van de ouders en leden wordt medewerking verwacht:

De ouders

- Zorgen er voor dat hun kinderen tijdig aanwezig zijn.
-
Brengen hun kinderen tijdig naar de zaal zodat ze mee kunnen helpen om alles klaar te zetten.
-
Blijven niet aanwezig tijdens de les en halen de kinderen niet vroeger op. Hun aanwezigheid  kan de les storen.
-
Geven de kinderen nog rustig de tijd om mee op te ruimen.
-
Zorgen ervoor dat de kinderen turnen (sporten) in aangepaste kledij
-
Verwittigen de verantwoordelijke lesgever indien hun kinderen niet aanwezig kunnen zijn.
-
Zorgen ervoor dat bij een ongeval de ongevalaangifte tijdig en juist ingevuld teruggebracht wordt of opgestuurd wordt naar het secretariaat.
-
Werken mee bij extra activiteiten om alles vlot volgens de mededelingen van de lesgevers te laten verlopen.
-
Lichten de trainers in over eventuele probleempjes van fysieke en/of mentale aard. Zij bespreken mee de problemen en zoeken mee naar oplossingen ten voordele van de gymnast(e).
-
Vrijwillige medewerkers worden bij de ouders gerekruteerd om voldoende helpers te groeperen voor het uitwerken van shows en evenementen. 

De gymnasten

- Zijn zoveel mogelijk aanwezig in de les en verwittigen bij verlet.
-
Zorgen ervoor dat ze tijdig in de les aanwezig zijn.
-
Dragen aangepaste kledij en zorgen dat lange haren samengebonden zijn.
-
Werken mee aan een toffe groepssfeer.
-
Zetten zich in voor geplande clubactiviteiten (shows ,wedstrijden,demo’s enz…)

Wedstrijdgymnasten:

C-gymnasten dienen wekelijks minimaal 3 maal te komen trainen (9 u).
B-gymnasten dienen wekelijks 5  maal te trainen (15 u).
A-gymnasten dienen wekelijks 6 maal te trainen (18 u).

Alle wedstrijdgymnasten nemen deel aan de dagelijkse vakantietrainingen en aan het jaarlijks sportkamp in augustus. Zij dienen daarvoor in te schrijven.

De geselecteerde( door de federatie) gymnasten dienen nauwgezet het federaal programma te volgen. Deelname aan tests en stage is een must.

Alle wedstrijdgymnasten nemen deel aan de voorrondes en streven er naar om geselecteerd te worden voor het provinciaal en het nationaal kampioenschap ingericht door de federatie.

Voor de wedstrijdgymnasten organiseert de club  buitenlandse uitwisselingen. Het bestuur verwacht dat de wedstrijdgymnasten daar  op inspelen en actief aan deelnemen, zowel voor training als voor logement.